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Libro Inventario de bienes

En el Libro Inventario se registrarán todos los bienes muebles pertenecientes a la Asociación Cooperadora adquiridos por compra, donación o permuta.
Acorde a la Resolución Nº 3449/86 de la DGC y E, el Inventario es uno de los libros obligatorios que deberán conservarse durante toda la existencia de la Cooperadora (el otro es el de Actas). Deberá estar foliado y rubricado por el Consejo Escolar o la Inspección de Enseñanza respectiva.

Siempre deberá quedar registrada en el Libro de Actas toda decisión de la Comisión Directiva de adquirir un bien o darlo de baja.

Para no duplicar tareas, no es conveniente utilizar esta planilla computarizada para llevar el inventario (este modelo es sólo para mostrar como confeccionar el libro).

CONFECCIÓN DEL LIBRO

Altas

Código Nº: Cada bien tendrá un número (irrepetible) que lo identifique. Se deberá integrar este número (con etiqueta o directamente) a cada bien correspondiente.

En caso de ser varios bienes con iguales características no incorporarlos agrupados para evitar inconvenientes si las bajas de éstos no se producen simultáneamente. Por ejemplo: no corresponde anotar en un mismo renglón "4 sillas con ruedas para computadoras ..." (se deberá detallar cada una con distinto número de código).

Acta Nº:  Ingresar el número de acta por la cual se aprueba la compra, se recibe la donación o se aclara la permuta.

Fecha: Corresponde la fecha de compra o de la recepción de la donación o permuta.

Descripción: Se detallará el bien, tratando de individualizarlo en forma clara: marca, número, medidas, material (madera, chapa, etc.), estado (nuevo, usado), color, etc.

Importe: Se agregará el valor del bien (el precio de compra). En caso de ser donación se colocará un valor estimativo. Se trazará una línea si no es posible estimar su valor (por ejemplo: una obra de arte).

Procedencia/Motivo: Aclarar si es por compra, donación, permuta, etc.

Uso: Colocar una X en:

C (Cooperadora): Cuando el bien es usado exclusivamente por la Cooperadora.

E (Establecimiento): Cuando es usado por la escuela o ambos o se encuentra en otro destino.

Bajas

Fecha: Corresponde a la fecha que se produjo la baja.

Acta Nº: El número de acta por el cual se dio de baja.

Importe: Valor de venta o de permuta del bien. Por otro motivo se trazará una línea.

Destino/Motivo: Venta, robo, donación, permuta, rotura, deterioro, merma, etc.


 

Usos                                                                                                    

La comisión Directiva podrá afectar los bienes muebles a los siguientes usos:

1)  Desenvolvimiento interno de la entidad.
2)  A otras Cooperadoras que brindan servicios a alumnos del establecimiento a través de programas o servicios de ayuda.
3)  Al establecimiento, a petición del Asesor.
4)  A instituciones de bien público (previa solicitud de la Dirección de Cooperación Escolar).

Actualización                                                                                 

Como se dijo, el Inventario es uno de los libros que debe recibir el Tesorero al tomar el cargo y, aunque no esté establecido cada  cuánto debe hacerse un verificación de los bienes que allí figuran, es conveniente hacer un recuento de los mismos al iniciar la gestión (principalmente si es una Comisión Directiva con sus integrantes nuevos) para tener en claro su patrimonio.

Como hay Cooperadoras que muchas veces no registran en este libro todos los bienes cuando lo adquieren o lo dan de baja, se deberá efectuar un recuento físico de los bienes para ajustarlos a la realidad.

 

Organizando la tarea

Tener en cuenta que la tarea puede no ser sencilla, dado que estos bienes se encuentran mezclados con los del establecimiento educativo. En consecuencia, el recuento deberá hacerse un fin de semana y con la asistencia de toda la Comisión Directiva.

Primer paso (actualizar registración): Se tratará de actualizar el libro de Inventario sacando los datos (de los bienes ingresados o egresados) de los registros de los libros de Acta o Tesorería, a partir del último inventario efectuado o de la última fecha que figure en aquél.

Esto se puede hacer con tiempo para tenerlo terminado el día del recuento físico (tener en cuenta que aunque sean varios años sin anotar, puede ser poco o nulo el movimiento anual de los bienes muebles). Esto permite regularizar registraciones que, de no hacerse, quedarían incompletas.

Por ejemplo: Se compró un bien y se anotó en el Libro de Tesorería  y en el de Actas pero no en el Libro Inventario. Si al momento del recuento este bien no existe, obviamente quedará sin registrar en el Libro Inventario (éste quedaría bien [ya que no figuraría el alta ni la baja del bien], pero no el Libro de Actas [figuraría el alta pero no la baja] Resumiendo, la tarea de actualización para este caso consiste en registrar el alta de dicho bien en el Libro de Inventario. De esa manera quedará en condiciones para darlo de baja posteriormente.

Segundo paso (recuento físico): Copiar algunas planillas modelo y repartirlas a grupos de dos personas (una para identificar el bien por número, etc. y la otra para anotar).

Cada pareja controlará una habitación y, para simplificar el trabajo posterior, destinará una hoja (a) para aquellos bienes que están identificados con los números de código del Inventario (tienen alguna etiqueta o grabado ) y la otra (b) para el resto:

Hoja (a): Cuando se identifica un bien con el código, se anota sólo el número.

Hoja (b): Cuando hay dudas o se supone que el bien puede ser de Cooperadora pero ha perdido el número o no se inventarió, se detallará (no anotar lo que evidentemente es del establecimiento: elementos de la cocina, comedor o salones).

Tercer paso (control): Finalizado el recuento y reunidas las planillas, se procederá a comparar éstas con el libro. Se tildarán los códigos concordantes y se verá si alguno de la hoja (b) tienen su característica correspondiente en el libro (actualizar el bien colocándole la etiqueta o grabado del código).

Cuarto paso (registrar en libros): Si hay bienes que no se encontraron se darán de baja y se agregarán aquellos se hayan omitidos. Éstos se registrarán en los libros Inventario y Actas.

 

Observaciones                                                                              

Hay veces que por problemas para conseguir datos de los bienes para un libro muy desactualizado (o se deba comenzar uno nuevo), es más práctico volcar la totalidad de los bienes nuevamente:

Se insertará una leyenda aclaratoria antes de realizar el inventario; por ejemplo: "En la ciudad de..... a los .... días del mes de .......  de 20...  se realiza el inventario de la Asociación Cooperadora Escuela Nº....".  A continuación se detallará cada uno de los bienes muebles con la mayor cantidad de datos que se obtenga.

Si hay datos faltantes (Ej.: la fecha de alta) se dejará el espacio en blanco, pero a partir de esa actualización cada bien ingresado deberá contener todos los datos.

 

Bajas

Antes de dar de baja a un bien por venta o donación considerar lo siguiente:

Venta: Se decidirá mediante el voto de dos tercios de la Comisión Directiva, reunidos en sesión plenaria.
Donación: En este caso se necesitará, además, la aprobación de la DGC y E. Deberá efectuarse a instituciones de bien público reconocidas oficialmente. 

No confundir

Los bienes muebles que la Cooperadora adquiera con sus fondos o reciba en donación deberán ingresar en el patrimonio de la misma (registrándose en este libro Inventario).

Los bienes muebles que reciba el establecimiento educativo de parte de la DGC y E o del Ministerio de Recursos Humanos, son propiedad del Estado y se inscribirán en el Inventario de dicho establecimiento.

 

Atención

Los bienes inmuebles adquiridos por Cooperadora (por compra o donación) ingresarán al patrimonio fiscal. Cuando por razones de bien común la Cooperadora considere su tenencia precaria, deberá solicitar autorización a la DGC y E. 

 

 

Gráfico relacionado:

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