Gráficos

Libro Inventario de Bienes

El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de la Asociación Cooperadora, en un momento determinado.       

En el Libro Inventario se registrarán todos los bienes muebles pertenecientes a la Asociación Cooperadora adquiridos por compra, donación o permuta.

Acorde a la Resolución Nº 3449/86 de la DGC y E, el Inventario es uno de los libros obligatorios que deberán conservarse durante toda la existencia de la Cooperadora (el otro es el de Actas). Deberá estar foliado y rubricado por el Consejo Escolar o la Inspección de Enseñanza respectiva.

Siempre deberá quedar registrada en el Libro de Actas toda decisión de la Comisión Directiva al adquirir un bien o darlo de baja.

Bienes muebles                                                                                  

La comisión Directiva podrá afectar los bienes muebles a los siguientes usos:

1)  Desenvolvimiento interno de la entidad.
2)  A otras Cooperadoras que brindan servicios a alumnos del establecimiento a través de programas o servicios de ayuda.
3)  Al establecimiento, cuando sea necesidad imperiosa y a petición expresa del Asesor.
4)  A instituciones de bien público, cuando razones de necesidad social lo hagan imperioso, previo consentimiento de la Dirección de Cooperación Escolar, cuando fuesen otorgados por un período mayor de 30 días.

Bajas

Antes de dar de baja a un bien mueble por venta o donación considerar lo siguiente:

Venta: Se decidirá mediante el voto de dos tercios de la Comisión Directiva, reunidos en sesión plenaria.
Donación: En este caso se necesitará, además, la aprobación de la DGC y E. Deberá efectuarse a instituciones de bien público reconocidas oficialmente. 

Actualización  

El Inventario es uno de los libros que debe recibir el Tesorero al tomar el cargo, siendo conveniente hacer un recuento de los bienes al iniciar la gestión y completarlo al finalizar cada ejercicio (para presentarlo ante la Asamblea).

Como hay Cooperadoras que muchas veces no registran en este libro todos los bienes cuando lo adquieren o lo dan de baja, se deberá efectuar un recuento físico de los bienes para ajustarlos a la realidad.

Tener en cuenta que la tarea puede no ser sencilla, dado que estos bienes se encuentran mezclados con los del establecimiento educativo. En consecuencia, el recuento deberá hacerse un fin de semana y con la asistencia de toda la Comisión Directiva.

Organizando la tarea

Primer paso (actualizar registración): Se tratará de actualizar el libro de Inventario sacando los datos (de los bienes ingresados o egresados) de los registros de los libros de Acta o Tesorería, a partir del último inventario efectuado o de la última fecha que figure en aquél.

Esto se puede hacer con tiempo para tenerlo terminado el día del recuento físico (tener en cuenta que aunque sean varios años sin anotar, puede ser poco o nulo el movimiento anual de los bienes muebles). Esto permite regularizar registraciones que, de no hacerse, quedarían incompletas.

Por ejemplo: Se compró un bien y se anotó en el Libro de Tesorería  y en el de Actas pero no en el Libro Inventario. Si al momento del recuento este bien no existe, obviamente quedará sin registrar en el Libro Inventario (éste quedaría bien [ya que no figuraría el alta ni la baja del bien], pero no el Libro de Actas [figuraría el alta pero no la baja].

Resumiendo, la tarea de actualización para este caso consiste en registrar el alta de dicho bien en el Libro de Inventario. De esa manera quedará en condiciones para darlo de baja posteriormente.

Segundo paso (recuento físico): Copiar algunas planillas modelo y repartirlas a grupos de dos personas (una para identificar el bien por número, etc. y la otra para anotar).

Cada pareja controlará una habitación y, para simplificar el trabajo posterior, destinará una hoja (a) para aquellos bienes que están identificados con los números de código del Inventario (tienen alguna etiqueta o grabado ) y la otra (b) para el resto:

Hoja (a): Cuando se identifica un bien con el código, se anota sólo el número.

Hoja (b): Cuando hay dudas o se supone que el bien puede ser de Cooperadora pero ha perdido el número o no se inventarió, se detallará (no anotar lo que evidentemente es del establecimiento: elementos de la cocina, comedor o salones).

Tercer paso (control): Finalizado el recuento y reunidas las planillas, se procederá a comparar éstas con el libro. Se tildarán los códigos concordantes y se verá si alguno de la hoja (b) tienen su característica correspondiente en el libro (actualizar el bien colocándole la etiqueta o grabado del código).

Cuarto paso (registrar en libros): Si hay bienes que no se encontraron se darán de baja y se agregarán aquellos se hayan omitidos. Éstos se registrarán en los libros Inventario y Actas.

Se detallará en el libro cada uno de los bienes con la mayor cantidad de datos que se obtenga. Si hay faltantes (Ej.: la fecha de alta) se dejará el espacio en blanco, pero a partir de la actualización cada bien ingresado deberá contener todos los datos.

 

Bienes Inmuebles                                                                                         

Los bienes inmuebles (casas, locales, terrenos, galpones, etc.) adquiridos por Cooperadora (por compra o donación) ingresarán al patrimonio fiscal, con afectación a la Dirección General de Cultura y Educación. Cuando por razones de bien común la Cooperadora considere su tenencia precaria, deberá solicitar a ésta una autorización. 

 


 

Aunque la planilla Modelo fue diseñada para mostrar cómo confeccionar el libro, puede servir también para registrar los bienes. Limitación: No podrá llevarse indefinidamente por computadora. Todo lo registrado en la planilla deberá volcarse en el libro rubricado antes de cerrar el ejercicio contable.

 

CONFECCIÓN DEL LIBRO

Altas

Código Nº: Cada bien tendrá un número (irrepetible) que lo identifique. Se deberá integrar este número (con etiqueta o directamente) a cada bien correspondiente.

En caso de ser varios bienes con iguales características no incorporarlos agrupados para evitar inconvenientes si las bajas de éstos no se producen simultáneamente. Por ejemplo: no corresponde anotar en un mismo renglón "4 sillas con ruedas para computadoras ..." (se deberá detallar cada una con distinto número de código).

Acta Nº:  Ingresar el número de acta por la cual se aprueba la compra, se recibe la donación o se aclara la permuta.

Fecha: Corresponde la fecha de compra o de la recepción de la donación o permuta.

Descripción: Se detallará el bien, tratando de individualizarlo en forma clara: marca, número, medidas, material (madera, chapa, etc.), estado (nuevo, usado), color, etc.

Importe: Se agregará el valor del bien (el precio de compra). En caso de ser donación se colocará un valor estimativo. Se trazará una línea si no es posible estimar su valor (por ejemplo: una obra de arte).

Procedencia/Motivo: Aclarar si es por compra, donación, permuta, etc.

Uso: Colocar una X en:

C (Cooperadora): Cuando el bien es usado exclusivamente por la Cooperadora.

E (Establecimiento): Cuando es usado por la escuela o ambos o se encuentra en otro destino.

Bajas

Fecha: Corresponde a la fecha que se produjo la baja.

Acta Nº: El número de acta por el cual se dio de baja.

Importe: Valor de venta o de permuta del bien. Por otro motivo se trazará una línea.

Destino/Motivo: Venta, robo, donación, permuta, rotura, deterioro, merma, etc.


 

No confundir

Los bienes muebles que la Cooperadora adquiera con sus fondos o reciba en donación deberán ingresar en el patrimonio de la misma (registrándose en este libro Inventario).

Los bienes muebles que reciba el establecimiento educativo de parte de la D.G.C. y E. o del Ministerio de Recursos Humanos, son propiedad del Estado y se inscribirán en el Inventario de dicho establecimiento.

 

Resumen (1)

Lo que sólo se debe anotar en el libro de Inventario son los bienes muebles propiedad de la Cooperadora.
Los bienes que utiliza la Cooperadora para su desenvolvimiento pero que son del establecimiento (escritorio, fichero, ropero, etc.) no se registran en este libro.
Si la cooperadora compró o le donaron un bien (televisor, fotocopiadora, etc.) pero lo utiliza el establecimiento, debe figurar en este libro.
Todo elemento que utilice la Cooperadora para su desenvolvimiento administrativo (papelería, útiles de oficina, libros contables, carpetas, etc.) no se incluyen en este libro.

(1) Agregado por consulta de Andrea Tudo Ortiz

 

Gráfico relacionado:

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