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Libro Quiosco Auxiliar

Para ayudar en su manejo se ha creado este auxiliar que permite llevar por computadora todas las entradas y salidas de dinero del quiosco.

Las registraciones contables no podrán ser llevadas exclusivamente por computadora por tiempo indefinido. Éstas se asentarán en estas planillas auxiliares, pero indefectiblemente deberán volcarse en los mencionados libros, luego de conciliar saldos con el Banco, para evitar inconvenientes en caso de inspección.

Considerar que esta sección sólo indica el manejo de las planillas y, aunque en ésta se repiten algunos conceptos, para tener un perspectiva general se deberá leer primero la sección Libro Quiosco.

 MANEJO DE LAS PLANILLAS

Datos iniciales: Excepto que las actividades del quiosco se inicien en el ejercicio actual, antes de comenzar a trabajar es necesario completar la hoja Datos iniciales para que se transfieran los importes (saldo del ejercicio anterior).

Lengüetas: Al pie de la pantalla se encuentran distribuidas las lengüetas que se deberá pulsar para trasladarse entre los meses.

Importante: No deberá modificarse el nombre de las mismas (May, Jun, etc.) pues se cortaría la vinculación con el Balance General, perdiéndose su automaticidad.

Comienzo: Para asegurarse de comenzar a volcar datos desde la primera línea, pulsar la tecla flecha hacia arriba hasta que se vea el saldo del mes anterior o la celda roja del centro.

Se detalla a continuación la forma de trabajar con las planillas:

Entradas

Todos los valores recibidos para el quiosco deberán ser asentados en Entradas de este libro auxiliar.

Consideraciones para completar cada columna:

Fecha: Indicar la correspondiente al movimiento.

Concepto: Se registrará en esta columna el motivo del ingreso.

Cheque Nº: Colocar los 4 últimos números del cheque recibido.

Efectivo: Todo ingreso por ventas en efectivo se registrará aquí.

Cheques: Dos pueden ser los motivos de registración en esta columna:

1) Recepción de un cheque de terceros por venta de mercaderías.
2) Recepción de un cheque propio emitido y asentado en el Libro de Tesorería para comprar mercaderías para el Quiosco. Este es el canal de ingreso para reflejar la doble registración requerida.

Salidas

Se asentarán en Salidas de este libro todas las transferencias y pagos que se efectúen relacionadas con el quiosco.

La forma de registración será la siguiente: 

Fecha: Indicar la correspondiente al movimiento.

Concepto: En esta columna se registrarán todos los datos que permitan identificar clara y sintéticamente el motivo del asiento (por ejemplo: Mayorista MRT SRL - Fc. Nº 139120). Evitar registraciones contables que sea necesario recurrir a los comprobantes para entenderlas.

Cheque Nº: Colocar los 4 últimos números del cheque egresado.

Efectivo: Registrar aquí todos las transferencias al Libro de Tesorería de las recaudaciones por ventas.

No es conveniente que se efectúen pagos con dinero en efectivo. En caso de hacerlo, efectuar la doble registración exigida (ver ejemplo en Libro Quiosco).

Cheques: Se registrarán movimientos en esta columna por:

1) Salida del cheque de un tercero (recibido por mercaderías vendidas) para depositarlo en el Banco.
2) Entrega de cheque propio a un proveedor del Quiosco. Este es el último paso para reflejar la doble registración de requerida.

Resumen Mensual

El resumen de cada mes se encuentra al pie de cada planilla y, una vez volcados los movimientos, reflejará automáticamente los fondos disponibles.

Importante: Para cumplir con otro de los requerimientos de la Resolución 315/86, este cuadro resumen se deberá copiar mensualmente en el Libro de Tesorería rubricado.

Botones de borrado


 

Una vez cerrado y conformado el ejercicio, se podrán eliminar los movimientos mensuales para reutilizar las planillas en el ejercicio siguiente. Los botones Borrar Entradas y Borrar Salidas colocados al pie de cada mes permitirán hacerlo.
Por razones de seguridad no existe un botón que borre automáticamente las registraciones de todo el año (deberán borrarse mes por mes).

Advertencia: El borrado con estos botones no es recuperable con el icono deshacer de Excel (flecha curva hacia atrás). Si se los pulsó por error y es intención recuperar el trabajo, se deberá pulsar el botón "Menú" y, cuando aparezca un cuadro preguntando si se desea guardar los cambios efectuados, pulsar el botón NO. Al reabrir la planilla habrá quedado sólo hasta el último movimiento guardado (no hasta el último movimiento registrado). NOTA: Si se pulsa la opción SI se pierden definitivamente todas las registraciones correspondiente al botón pulsado por error (Entradas o Salidas).

 

Varios

Borrar: Para borrar conceptos o valores se deberá seleccionar las celdas y luego pulsar la tecla Supr o Del.
Se amplían las variantes en Seleccionar celdas (Ver Notas Técnicas del Menú principal). 

Transporte de saldos: No será necesario transportar, dentro del mismo ejercicio, los saldos a los meses posteriores. Al igual que el Resumen mensual, se trasladan en forma automática.

Meses anexos provisorios: Al final de cada ejercicio se han agregado dos meses para permitir continuar asentando los movimientos sin tener que borrar los anteriores (una vez finalizado y conformado el ejercicio trasladarlos al inicio y borrarlos de aquí para evitar errores). En el mes anexo May2 el transporte del mes anterior no está automatizado para evitar que se altere al borrarse el ejercicio anterior (agregar en forma manual el total de Caja y Banco en los campos iniciales color violeta). El saldo del mes posterior (Jun2) está automatizado.

Celdas grises: Se han marcado con gris las celdas que no deberán borrarse o modificarse por contener fórmulas que las automatizan.

Filas y/o columnas: Tampoco se deberán eliminar ni agregar filas y/o columnas, ya que si se modifican cualquiera de éstas, las teclas que comandan el borrado completo de cada mes dejarán de funcionar correctamente.

 

 REGISTRACIONES CONTABLES

Compras

La contabilización de cada cheque para abonar a los proveedores deberá reflejarse en el Libro de Tesorería como Salidas (en la columna Banco) por el importe del cheque emitido y simultáneamente en el Libro Quiosco en Entradas y en Salidas (ambas en columna Cheques) para cumplir con la doble registración. Ver Ejemplo.

Ventas

Todas las recaudaciones por ventas se registrarán en Entradas del Libro Quiosco. Ver Ejemplo.

Mensualmente

Transporte al Libro de Tesorería rubricado: Una vez conciliado los saldos con el Banco, copiar mensualmente al Libro Quiosco rubricado todas las registraciones mensuales efectuadas en estas planillas (incluido el Resumen mensual).

Anualmente

Antes de finalizar el ejercicio es conveniente depositar la totalidad de los valores (efectivo o cheques) recaudados. De esa forma se agilizan los controles de los Revisores de Cuentas.

Una vez finalizado el traslado de todas las registraciones contables al Libro Quiosco rubricado, sólo queda volcar en las hojas contiguas al mes de abril el Resumen anual.

Esta planilla captura automáticamente los valores que se vayan registrando en los distintos meses. En consecuencia, no se deberá intentar su modificación o borrado (los importes desaparecen cuando se pulsa en cada mes los botones Borrar).

 

Archivo

Al finalizar cada ejercicio es importante guardar este archivo, que contiene el movimiento de todos los meses, por si fuera necesario verlo en el futuro.

1) Crear una carpeta en el disco rígido (por ejemplo: Coop_libro_quiosco_2010-2011).
2) Abrir el archivo Libro Quiosco Auxiliar, pulsar en el menú de Excel: Archivo / Guardar como... y cuando se abre el cuadro pulsar en el archivo creado.
 

 

Gráficos relacionados:

Planilla  Ejemplo  Resumen

 

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