Gráficos

Rendición de subsidios oficiales

Para aquellos que desean presentar las rendiciones por computadora se han preparado estos modelos que son copias de las que entregan los Entes oficiales.

Generalidades                                            

Generalmente cada subsidio detalla la forma de rendir los gastos en el instructivo que acompaña a la Resolución por la cual se otorgó. A modo de ejemplo detallamos los requisitos que comúnmente se solicitan:

Facturas: Por cada pago que Cooperadora efectúe al proveedor o contratista, éste deberá extender (incondicionalmente y en el acto dicen las Resoluciones) la correspondiente factura. La misma deberá estar sellada (o manuscrita) como Pagada o se deberá solicitar un recibo oficial extendido en forma legal. Únicamente se deberá aceptar facturas B, C o tiques fiscales. Verificar que el CAI no esté vencido (ver Comprobantes Legales).

 Inscripción en AFIP: El Tesorero deberá solicitar al proveedor la Constancia de Inscripción en la AFIP (Resolución General Nº 1817/05 - AFIP-), cuando la compra supere el importe que indique el ente oficial.
Nota: Si se dispone del número de CUIT del proveedor, es posible sacar una impresión de dicha constancia en la página de la AFIP en Internetwww.afip.gov.ar

Rendición: Las planillas de rendición se confeccionarán por triplicado y deberán presentarse de la siguiente manera:

Original (para el Consejo Escolar): Se agregarán los originales de las facturas.
Duplicado (para la Dirección de Cooperación Escolar): Entregar sin facturas.
Triplicado (para la Cooperadora): Se agregarán las fotocopias legibles de las facturas. El Consejo la devolverá firmado y sellada, como única constancia de haberla recibido. Archivar.

Firmas: Las facturas originales y sus fotocopias deberán estar firmadas en su reverso por Presidente, Secretario y Tesorero.

Datos: Los datos para completar la planilla deben ser extraídos de la constancia de entrega del cheque y emisión del pago.  

Toda la documentación deberá ser entregada en el Consejo Escolar. En caso de estar en La Plata también podrá entregarse en:

Dirección General del Cultura y Educación
Dirección Contabilidad y Finanzas
Departamento Rendición de Cuentas
Avda. 13 e/56 y 57

Tel. (0221) 429-7700
(1900) La Plata

Observaciones                                             

Rendiciones por menor valor: Recordar que los subsidios entregados por el Estado siempre tienen un destino puntual. De existir un remanente (porque finalmente costó menos de lo previsto o no se aplicó totalmente), se lo deberá inmovilizar en la cuenta corriente. No gastarlo en otra cosa sin consultar con el Consejo Escolar, pues en cualquier momento pueden solicitar su reintegro.

Rendiciones por mayor valor: Hay ocasiones (según el subsidio) donde es posible presentar una factura por mayor valor que el subsidio.
Supongamos el caso que se haya recibido la suma de $ 500 para gastos de mantenimiento y que Cooperadora haya decidido reemplazar de un artefacto que vale $ 550; si el comercio no puede desglosar el importe, se rinde directamente la factura por el total sin necesidad de aclarar que la Cooperadora se hará cargo de la diferencia.
Se recomienda consultar esta posibilidad antes de enviar la rendición.

Control de subsidios: Es importante tener siempre claro el total de estos fondos para evitar gastarlos por error. Se sugiere llevar un listado anexo (principalmente si los subsidios son dos o más) que detalle las facturas que se irán restando al subsidio recibido.
En el botón Anexo hay un modelo de planilla que calcula el saldo disponible, luego de anotarse el importe del subsidio en el primer cuadro y detallar las facturas en el segundo.

Reintegro de excedentes: Si el Tesorero desea reintegrar, sin que se lo requieran, fondos excedentes de subsidios, deberá  depositarlos en el Banco de la Provincia de Bs. As., solicitando previamente los nombres y números de la cuentas corrientes en el Consejo Escolar (no siempre es la misma cuenta). Emitir cheque(s) y confeccionar una boleta de depósito por cada uno de estos excedentes.
Posteriormente, se deberá enviar (generalmente al Consejo Escolar o al Dpto. de Rendición de Cuentas de la D. G. C. y E.) las boletas originales de depósito (sacar previamente una fotocopia de ésta para archivo) con una nota aclarando el motivo del reintegro y un detalle aclaratorio. Ver modelo sugerido en Nota.

Sugerencia: Como generalmente los remanentes, cuando existen, son de muy poco dinero (siempre se entregan subsidios en base a un presupuesto), una forma de evitar los inconvenientes mencionados en el punto anterior es utilizarlos para efectuar alguna reparación en la escuela y rendirlos junto al resto de las facturas.
Atención: Solicitar autorización previa al Consejo Escolar, pues, como se aclaró, los subsidios tienen destino puntual.

Substituciones: Como se aclaró más arriba, al efectuar la rendición de un subsidio se deberán adjuntar las facturas originales. Como las mismas estaban respaldando una operación registrada en el Libro de Tesorería, al quitarlas, se deberán substituir por fotocopias. En consecuencia, al preparar la rendición no olvidar de sacar una copia más de cada comprobante para archivarla de donde se sacó, dejando aclarado al pie su destino (por ejemplo: "Original remitido en rendición del 15/5/06 al Consejo Escolar").

Para los casos que el gasto excedió el subsidio (es decir que Cooperadora se hizo cargo de la diferencia) y existe sólo una factura, dejarlo aclarado en la fotocopia que respalda la operación.
Ejemplo:
Abonado con subsidio            $ 1.800,00
Abonado por Cooperadora    $    102,30
Total de la factura                   $  1.902,30

Asientos de ajustes: Para asegurarse de no tener diferencias contables al informar los subsidios en el Balance General, ver Asientos de Ajustes.


 

Fondo Escuela

Para la rendición de este fondo, el Consejo Escolar La Plata sólo la acepta si se cumple lo siguiente:

Datos de la factura:

1)       Nombre:  Dirección General de Cultura y Educación. Se agregará entre paréntesis la identificación del establecimiento (Ej.: Jardín de Infantes nº  905).

2)  Dirección:   Avda. 13 e/56 y 57 - La Plata

3)  CUIT:   30-62739371-3

4)  IVA:   Exento

 

Presentación de la rendición:

La rendición debería coincidir exactamente con el monto del subsidio (tener presente que, en los libros contables de la Repartición, todo importe que salga como subsidio debe cancelarse con facturas por el mismo importe).  Como eso es casi imposible que ocurra (aunque sean por pocos centavos), se tratará de acercar al importe enviado de la siguiente manera:

Faltante: Si el importe del subsidio es menor al importe de las facturas (se gastó de más), se deberá desdoblar la rendición para que no sea rechazada por excederse en los gastos.  En consecuencia, se restará algunas de las facturas hasta aproximar el total a lo enviado. Estas facturas apartadas se rendirán aparte (quedará a consideración de la Repartición el reintegro de esta diferencia).

Sobrante: Si existe un remanente (no se gastó el total del subsidio) el saldo deberá ser depositado en la cuenta corriente (consultar el número) del Consejo Escolar en el Banco de la Provincia de Buenos Aires. La boleta de depósito (original) deberá adjuntarse a la rendición (recordar de sacar fotocopia).

Firmas: Todas las facturas deberán estar firmadas por los miembros de la Cooperadora.

Estado: Ninguna factura podrá presentar enmiendas ni raspaduras bajo ningún concepto.

 

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